Lorsque le travail à distance rime avec épanouissement et engagement.

Le travail à distance et les équipes dispersées constituent l’avenir du business. Les coûts sont réduits, la productivité et l’innovation augmentent. Des employés plus épanouis travaillent de façon flexible et efficace, à des endroits et heures différents. Ou pas…

Parallèlement, le travail à distance peut sembler être juste une excuse utilisée par les entreprises pour réduire les coûts et l’espace de travail. Cette démarche implique une attitude laxiste : en effet, l’équipe isolée peut prendre à la légère les attentes de la direction, travaille en pyjama et de passe son temps à dévaliser le frigo, surfe sur la toile et visionne des « funny cats » sur YouTube.

La plupart des entreprises utilisent cependant cette option virtuelle. Au Royaume-Uni, une enquête menée en 2015 par la Confederation of British Industry (CBI) a démontré que cette flexibilité de l’endroit de travail est appliquée par 84% d’entre elles.  En général, le personnel apprécie aussi une telle flexibilité et l’associe à d’autres avantages.

Par contre, on pense souvent que les firmes du secteur des technologies de pointe sont pionnières en la matière, mais en 2013, la PDG de Yahoo a annoncé que le télétravail était interdit, sauf dans des circonstances particulières.  Selon elle, le véritable contact mène aux meilleures décisions. Elle ajoute que la qualité et la rapidité sont souvent sacrifiées lors du télétravail. Le directeur financier de Google la rejoint dans son opinion.

Toutefois, la tendance actuelle montre que le télétravail est de plus en plus populaire, particulièrement dans les contextes de projets internationaux. Comment les départements management et RH peuvent-ils optimiser l’efficacité de cette méthode de travail ?

Les problématiques techniques ont, pour la plupart, déjà été résolues. Les entreprises et organisations doivent davantage travailler sur les aspects liés au management, à l’efficacité des équipes, aux relations interpersonnelles et à l’éthique.

Développez votre équipe

Premièrement, vous devez bien choisir les membres de votre personnel. Tout le monde n’est pas fait pour le travail virtuel. Les employés qui s’en sortent le mieux sont généralement ceux qui travaillent facilement seuls. L’expérience et l’ancienneté sont également des atouts. Une personne récemment juste diplômée ne saura pas facilement s’adapter à cette méthode de travail.

Deuxièmement, le manager et l’équipe peuvent avoir besoin d’une formation pour apprendre à utiliser les programmes choisis par l’organisation. Ils auront peut-être aussi besoin de conseils dans la gestion des réunions virtuelles et dans le développement des relations à distance avec le personnel.  De plus, une prise de conscience des différences interculturelles est encore plus importante dans ce contexte.

Culture de management

Certaines entreprises (et managers) auront besoin de changer leur culture de management et leur gestion du personnel.

Les compétences du manager changent légèrement dans un contexte d’équipe à distance. Ici, le manager a besoin de se concentrer davantage sur les résultats, par exemple les délais ou la disponibilité des employés.

Vos managers font-ils confiance à leur équipe ? Ils doivent mieux communiquer avec leur équipe et prendre leurs décisions de façon transparente. Une collaboration avec l’ensemble de l’équipe est cruciale, sinon cette méthode de travail peut s’avérer compliquée. En outre, les managers devront également développer les relations sociales au sein de l’équipe dite « virtuelle ». Le manager doit être conscient de la diminution de visibilité.

Les conséquences sur l’équipe

Certaines personnes s’adaptent très bien au télétravail, d’autres moins. Un sentiment de solitude, de frustration peuvent vite surgir. En outre, la communication peut également se révéler plus bancale. En effet, par écrit, des malentendus peuvent survenir. D’ailleurs, 94% des personnes sondées définissent cet aspect comme l’un des plus gros enjeux du travail virtuel.

Les équipes les plus performantes utilisent alors aussi des espaces virtuels ou des systèmes de messagerie vocale pour les rendez-vous professionnels, les moments de détente, mais également pour la résolution de problèmes.

Quelle attitude doit adopter le département RH ?

Le département RH aide les équipes « virtuelles » à être efficaces,  à bien fonctionner et à être agréables. Il doit être impliqué dès le début, c’est-à-dire dans la sélection du manager et de l’équipe.

Il peut également proposer des formations dans plusieurs domaines particulièrement utiles, comme par exemple le management d’équipe à distance et de réunions virtuelles et une communication écrite efficace. Le département RH doit également surveiller de près le traitement et la progression de l’équipe à distance.

Pour conclure, si une entreprise désire réellement avoir recours aux équipes « virtuelles », l’engagement doit être total dès le début.
Si elle gère le projet comme il faut, les employés pourront être plus productifs et épanouis dans leur travail. Dans le cas contraire, les employés seront au moins devenus des experts en vidéos de « funny cats ».

Graham Smith est un écrivain et éditeur indépendant, qui travaille dans le domaine des sites web, des publications commerciales, des livres et d’autres formes de communication écrite.
Il est également un formateur confirmé et propose des formations sur différents aspects de la communication écrite, comme l’écriture pour sites web, médias, les affaires en général, la relecture, l’édition et autres sujets apparentés.