RSE & Performance : êtes-vous prêt pour le « zéro email » ?

Innovation

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J’écris ce billet depuis la maternité en observant ma fille à peine née, après avoir mis un « out of office » pour la forme car je ne reçois que très peu d’emails. Je me dis aussi que grâce à notre réseau social d’entreprise, à nos processus de social collaboration, mon backup est assuré, la connaissance est stockée non pas dans mon inbox, mais sur la plateforme et chacun a accès à ce à quoi il doit avoir accès. Je conclus finalement en me disant que ma fille ne connaîtra probablement pas les emails tels que nous les connaissons aujourd’hui… « Vieille » technologie, l’email est aujourd’hui source d’un énorme stress et de perte de temps. Mc Kinsey avance le chiffre de 28% de notre temps de travail passé à gérer nos emails, c’est énorme ! Le réseau social d’entreprise (RSE) pour réduire le stressRevenons à ce retour de vacances, imaginons un instant que l’email ne soit pas votre outil central et que, au lieu d’ouvrir votre inbox, vous consultiez le RSE et prenons quelques exemples :

  • Vous décidez de ne lire en priorité que les conversations de l’espace « Marketing-Communication » ou de l’espace « Projet de déménagement des bureaux » : focus complet sur une activité, un groupe de gens ou un projet.
  • Vous vous rendez compte que certaines des conversations ont trouvé une résolution sans votre intervention sans devoir fouiller dans les reply-to-all entremêlés.
  • Vous marquez ensuite comme « lues » sans les lire toutes les conversations dans l’espace « sports et fun au bureau », car tout est périmé et sans intérêt.
  • Vous votez ensuite, comme 12 autres de vos collègues, pour une idée soumise par votre voisin de bureau quant au lancement d’une nouvelle campagne de communication
  • Sur la discussion « rapport quotidien », vous ne lisez que le dernier et pas les 10 autres arrivés via 10 emails différents pendant vos vacances
  • Vous lisez l’ordre du jour et les commentaires faits par 8 participants sur chacun des points de la réunion qui aura lieu dans 10 minutes, vous savez déjà quel point sera discuté longuement et pourquoi.

Fini l’email, complètement ? Dans un contexte professionnel, l’email fait, selon moi, trois choses vraiment bien :

  • L’initiation de relations avec des personnes externes à l’organisation : activités commerciales de prospection par exemple, ou échanges sporadiques de courriers électroniques avec des fournisseurs. Dans ce cas et jusqu’à l’établissement d’une relation à plus long terme, l’email peut s’avérer efficace, même s’il ne faut pas oublier le téléphone par exemple. Une fois la relation établie, les échanges seront par contre plus opportuns sur une plateforme collaborative.
  • Les notifications : intranet collaboratif, réseau social d’entreprise, plateforme de gestion de projet, ERP, réseaux sociaux et autres systèmes de gestion du service après-vente, nous sommes aujourd’hui connectés à parfois des dizaines de plateformes qui nous envoient des notifications, l’email reste une bonne solution pour centraliser cette information.
  • L’email marketing : que ce soit la newsletter d’une de vos marques favorites, ou l’email de prospection que vous venez d’envoyer à un de vos groupes cibles, le marketing et la vente par le biais de l’email sont loin d’être désuets et resteront encore un certain temps incontournables.

Tout le reste devrait, par contre, pouvoir être remplacé avantageusement par une plateforme collaborative.En pratique ? Voici 7 conseils pratiques pour une meilleure gestion de votre boîte mail pour la rentrée des classes :

  • Si ce n’est pas déjà le cas, pensez sérieusement à explorer des solutions de social collaboration, explorez tous les intérêts de projets d’utilisation des dernières technologies de la communication pour rendre cette dernière plus efficace
  • Formez-vous ! Utiliser intelligemment l’email, cela s’apprend. Bien utiliser un réseau social d’entreprise aussi.
  • Envoyez moins de mails, vous en recevrez moins. Cela peut paraitre trivial mais la raison pour laquelle vous êtes submergés d’emails, c’est vous. Diminuez le volume que vous envoyez et vous verrez l’énorme impact que cela peut avoir.
  • Passez en mode « offline » sur votre client mail (Outlook, Lotus Notes, Gmail…) et ne consultez vos emails que lorsque c’est vous qui le décidez. Coupez toute notification « you’ve got mail » tant sur votre téléphone que sur votre ordinateur
  • (le plus difficile) Commencez votre journée tous les matins sans emails, ne consultez vos mails qu’après une bonne heure de travail productif que vous aurez programmé la veille.
  • Créez un répertoire dans vos emails que vous nommez « pas indispensables », et de temps en temps, pour tous les mails de ce répertoire posez-vous la question : pourrais-je en avoir besoin un jour ? Si oui, créez une règle pour automatiquement vider votre boîte mail de ces emails qui la polluent, vous ne les verrez plus jamais mais ils seront disponibles au cas où. Si non, désinscrivez-vous ou demandez à votre collègue de ne plus vous envoyer ce type de mail précis.
  • Pour gérer un réseau social d’entreprise, il faut des community managers, ou des animateurs de communautés qui feront en sorte que chaque espace de discussion soit animé, entretenu, intéressant et dynamique. Chez Cleverwood, nous les appelons des Space Managers.

Le réseau social d’entreprise comme solution à tout ? Non, clairement pas, mais lorsque je vois les initiatives de grands groupes tels que Total, Volkswagen ou Daimler qui font de grandes tentatives pour diminuer le temps passé sur les emails, à tel point que Daimler propose maintenant de tout simplement effacer tous les emails arrivés pendant les vacances, j’en conclus qu’il faut vraiment repenser la manière de travailler et que nous avons des outils pour le faire dès aujourd’hui.

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Le Cleverwood Learning Hub collabore avec IFE Benelux pour former chaque année des centaines de personnes à la bonne utilisation de ces nouveaux médias, notamment à travers les formations Community manager, Développer son réseau professionnel avec les réseaux sociaux, Basisbeginselen van digitale communicatie…
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