Quand la To do List ne suffit pas !

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Comme le dit le proverbe, « Le temps, c’est de l’argent ». Mais contrairement à l’argent, le temps ne s’épargne pas. Le temps est aujourd’hui synonyme de bien-être : chaque minute gagnée permet de faire autre chose et parfois de ne rien faire. Prendre son temps est devenu un luxe car une heure perdue ne se rattrape jamais.

Chacun utilisant son temps différemment pour effectuer les mêmes tâches, il y a ceux qui se retrouveront débordés alors que d’autres arriveront à finir à temps et sans trop de stress. Mais comment font-ils ?

Il est important de bien s’organiser pour éviter de perdre son temps. Mais cela ne suffit pas car nous sommes toujours avides de gagner de précieuses minutes.

Vouloir s’organiser, c’est rechercher à la fois efficacité et bien-être. Bien gérer son temps permet de libérer des créneaux horaires pour un développement personnel ou professionnel ou des activités trop souvent laissées en suspens. Un temps précieux pour soi, ses équipes… et ses proches.

L’objectif d’une entreprise est simple : faire un meilleur usage de son temps pour une productivité accrue. Du coté des salariés, la qualité de vie au travail prend, de plus en plus, une place prépondérante. Or le bien-être au travail est un facteur important d’efficacité.

Parler de gestion du temps, ce n’est pas uniquement avoir un agenda et une liste de tâches. C’est dans un premier temps connaître ses objectifs, définir des priorités et établir un plan d’action.

Pour s’assurer un mieux-être au travail, un minimum de connaissance de soi s’impose. Il faut donc, dans un premier temps, se questionner sur ce que l’on veut vraiment : Où voulons-nous aller ? Quel est mon objectif de vie ou de travail ? Qu’est-ce que je veux être dans cinq ans, dans dix ans ? Gérer son temps, c’est en fait gérer sa vie et cela vaut la peine de réfléchir de temps en temps à ce que l’on veut et à ce que l’on veut faire. D’un choix clair de ses priorités, découlera un plan d’action.

Savoir gérer son temps, et ne plus le subir, c’est apprendre à prioriser les tâches en repérant les activités importantes. Définir un degré de priorité à l’ensemble des tâches quotidiennes permet de mettre un ordre sur les actions que l’on devra mener ou déléguer. Mais il faut aussi prendre la peine de les réactualiser car les priorités varient parfois dans la journée.

Tout va trop vite. Tout est urgent. Je n’ai pas le temps… Travailler dans l’urgence ne s’improvise pas. Les urgences faisant partie de notre quotidien, nous devons apprendre à vivre avec pour les assumer avec plus de sérénité. Pour certains, l’urgence stresse, pour d’autres c’est une pression nécessaire. Mais si tout est urgent, cela devient la norme. Il est impossible de prendre de bonnes décisions sans un minimum de réflexion, et cela demande calme, recul et … temps. Décider rapidement c’est prendre le risque d’une erreur… qui peut coûter cher.

La préparation est donc une nécessité pour une bonne gestion de son temps. Moins on a le temps de préparer ses discours, ses rapports, ses dossiers, plus on a de (mal)chance de devoir corriger. Et réparer prend forcément du temps et coûte de l’argent.

Pour bien gérer son temps, rien de mieux que d’identifier les pertes de temps.

Une étude anglaise révèle qu’un tiers d’une vie professionnelle se passe à rechercher des informations mal classées. Pour que les dossiers soient accessibles rapidement, une méthode de classement doit être bien pensée surtout si on travaille en équipe. L’archivage sans une procédure bien définie ne peut donc être confié à un(e) stagiaire… même si son travail est consciencieusement fait.

D’autres études ont démontré que nous passons 13h par semaine à gérer nos mails. Est-ce du temps perdu ou un temps de travail normal ?

Combien de temps aussi perdons-nous en réunions inefficaces parce que trop longues, mal préparées, avec trop de participants peu actifs ou peu intéressés par le sujet ?

Passer par une phase d’évaluation de soi est essentiel pour pouvoir corriger ses imperfections et miser sur ses qualités. Perfectionniste ? Monotâche ? Tendance à reporter au lendemain ou à se laisser distraire ? Chacun fait avec ses qualités et ses défauts. Sans parfois réussir à identifier ses forces et ses faiblesses.

Mais bien trop souvent, la gestion du temps ne se limite pas à une bonne organisation personnelle. L’organisation d’un service, voire de l’entreprise, et le management en sont indissociables. Reporting permanent, changements incessants, fausses urgences, procédures inexistantes ou obsolètes, les facteurs handicapants peuvent être nombreux. Identifiés, ils peuvent être changés.

Pas besoin de courir, de stresser, de décider rapidement ! Il faut apprendre à gérer son temps… et son stress. Et cela demande de changer sa manière de faire, d’être et de penser.

A titre privé, au Luxembourg, les écrans (surfer sur Internet, mails, réseaux sociaux, télévision) «mangent» quatre heures par jour. Est-il bien nécessaire d’y consacrer autant de temps ?

Perdre un peu de temps pour en gagner plus, cela n’a rien de contraignant, cela s’apprend. Car dans une journée, il n’y a que 24 heures et jamais 25.

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Fondatrice et dirigeante de la société Space&Time, elle offre ses conseils et assiste ses clients dans leurs démarches de changements organisationnels et comportementaux : audit, recherche de solutions adaptées, aide à la prise de décision, mise en place de plan d’action. 30 ans d’une expérience riche et variée (industrie, médical, banque, consultance, R.H, formation, immobilier) lui ont permis d’avoir une vision transverse de l’entreprise.
Isabelle intervient depuis 2 ans pour IFE Benelux et anime notamment les formations : Mieux gérer son temps pour gagner en efficacité, Développer l’aptitude au changement de ses équipes, Rédiger pour être compris,
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