Le partage d’informations et de travaux professionnels sont essentiels à la communication et à la productivité de l’entreprise. Grâce à certains outils sur internet, les collaborateurs peuvent créer, partager et modifier des fichiers de travail (ex : agenda, fichiers word, excel) en temps réel. Ces applications web et mobiles sont simples d’utilisation. Elles permettent notamment d’améliorer la communication interne dans l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif en ligne ?
Un outil ou logiciel collaboratif en ligne permet de partager des fichiers de travail entre les collaborateurs de l’entreprise. Les supports partagés peuvent servir à différentes tâches :
- Organisation et suivi d’un planning (agenda partagé)
- Suivi budgétaire, organigramme et comptabilité (fichiers Excel)
- Création de formulaires (enquêtes, études de marché)
- Communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers word, pdf)
Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en ligne ?
Les avantages pour l’entreprise sont multiples :
- Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont consultables et modifiables à distance à tout moment, sur tous types d’appareils (ordinateur, smartphone, tablette).
- Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier simultanément
- Les documents en ligne sont synchronisables : les modifications apportées à un document depuis n’importe quel appareil sont prises en compte en temps réel.
Confidentialité et sauvegarde des données en ligne
Sur les sites internet de travail collaboratif, vous choisissez les utilisateurs qui ont accès aux fichiers partagés. Mais deux précautions s’imposent :
- Ne pas partager de données sensibles concernant l’entreprise (répertoire de mails, données bancaires, etc)
- Sauvegarder régulièrement les fichiers partagés en ligne sur un support fixe (disque dur)
Agendas collaboratifs gratuits sur internet
Plusieurs outils en ligne permettent de tenir facilement un agenda collaboratif. Ils présentent des fonctions similaires, et s’adaptent aux besoins d’organisation d’une petite entreprise.
Google Agenda
Disponible sur web et mobile, Google Agenda est l’une des applications de productivité rattachées au service de messagerie Gmail, au côté des Google Docs, de Google Drive et de Google Plus.
Elle permet de créer des agendas, de les partager avec les utilisateurs de son choix, y compris avec des personnes qui n’utilisent pas Google Agenda. Plusieurs utilisateurs peuvent consulter et modifier le même agenda.
Outre la possibilité de créer et décrire les événements, il est possible de :
- paramétrer les notifications (rappels) avant chaque événement,
- paramétrer les droits des utilisateurs avec qui l’agenda est partagé (lecture/modification),
- d’ajouter des pièces-jointes à un événement (depuis Google Drive ou en téléchargeant un fichier depuis son ordinateur)
Le plus : il est possible d’affecter des codes couleurs aux événements et aux différents agendas listés dans une liste pour mieux s’organiser.
L’application calendrier sur Outlook.com
Outlook.com permet de créer et partager des calendriers avec d’autres utilisateurs, pour l’organisation du travail en équipe.
Il est possible de spécifier la date, l’horaire, le lieu, la durée et éventuellement la fréquence d’un événement, et d’en informer les personnes de son choix, qui sont notifiées par email.
Il est également possible de s’abonner aux calendriers créés par d’autres utilisateurs.
Le module de calendrier rattaché à Outlook.com intègre par ailleurs des fonctionnalités de rappels et de notifications pour chaque événement à venir.
L’agenda de Yahoo Mail
L’agenda accessible depuis Yahoo Mail propose des fonctionnalités similaires aux agendas disponibles sur Outlook.com ou Google Agenda (création, partage, affichage au jour, à la semaine, au mois).
Il est facile d’ajouter l’agenda d’un ami et de s’inscrire à d’autres agendas.
L’agenda de Yahoo Mail met particulièrement l’accent sur la planification de tâches (outil disponible sur la barre latérale, à droite), avec affectation de priorités : tâche urgente, importante ou normale.
Les outils collaboratifs de Google en ligne
Google Drive
Google a lancé en mai 2012 « Google Drive ». Véritable concurrent de Dropbox ou Skydrive, Google Drive est une application permettant de stocker en cloud des documents et de les modifier à plusieurs. Les modifications se voient en temps réel. Grâce à Google Drive, vous pouvez stocker tous vos documents en ligne.
Les Google Docs
Les Google Docs sont les applications bureautiques connectées de Google, accessibles via Google Drive, l’espace de stockage virtuel de Google.
Elles permettent de créer et partager plusieurs types de documents (Document texte, présentation, feuille de calcul, formulaire et dessin), et d’y collaborer en temps réel.
Fonctionnement et caractéristiques des Google Docs:
- Stockage et partage de documents : depuis votre ordinateur, vous pouvez importer de nombreux types de documents sur Google Drive (ex : photos, documents PDF, présentation Power Point, excel, word etc.). Vous choisissez les utilisateurs qui peuvent avoir accès aux documents à partir de l’icône « partager ». Le partage peut s’effectuer avec un seul utilisateur, ou un groupe de collaborateurs. Il est possible de paramétrer les droits accordés à chacun : modification ou consultation.
- Outils bureautiques. Vous pouvez créer des documents à partir d’outils assimilés aux logiciels bureautiques classiques : Word, Excel, Power Point. Ces outils en ligne ont évidemment des fonctionnalités plus limitées que celles de la suite Microsoft Office. Ils permettent néanmoins d’effectuer de nombreuses tâches. Trois principaux outils :
- Tableur (calcul, planning, suivi de commandes, budget, etc)
- Traitement de texte (communiqué interne, collaboration sur un projet d’écriture)
- Diaporama (présentation d’un produit, d’une étude de marché, d’une activité).
Autres fonctions de Google docs
- Transfert de fichiers. Une fois les documents créés, vous pouvez à tout moment les sauvegarder sur votre ordinateur sous différents formats : XLS (fichiers Excel), DOC (Word), PPT (Power Point). Mais aussi sous d’autres extensions : ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc.)
- Autre fonction très utile : vous pouvez sauvegarder vos fichiers au format PDF.
Architecturer le partage des documents Google dans l’entreprise
Tous les collaborateurs n’ont pas besoin d’avoir accès aux mêmes fichiers. Vous devez donc faire correspondre les documents accessibles aux services ou personnes concernés. Celles-ci pourront alors collaborer sur le projet qui les concerne directement (ex : gestion des stocks).
Si vous prévoyez d’utiliser la plateforme collaborative Google Docs, vous devrez faire circuler une charte d’utilisation. Comme les utilisateurs ont la possibilité de partager les documents avec tout usager d’un compte Google, il est important de faire respecter un code de confidentialité.
Les outils de productivité en ligne de Microsoft
SkyDrive : stocker et partager des documents en ligne
SkyDrive est l’espace de stockage de fichiers en ligne de Microsoft qui est accessible à tous les utilisateurs disposant d’un compte Microsoft, sur le web, et via différentes applications mobiles (iPhone ou iPad, Android, ou Windows Phone).
Ce disque dur virtuel permet de stocker gratuitement (dans une limite de 7 Go) tous types de fichiers (photos, vidéos, documents) et d’en partager l’accès avec d’autres utilisateurs. Les fichiers peuvent être classés et organisés dans des dossiers.
Office Web Apps : collaborer en ligne sur des documents Word, Excel et PowerPoint
Les Office Web Apps sont les versions allégées -et connectées- des logiciels bureautiques de la suite Office de Microsoft. Elles permettent de créer et partager par internet des documents Word, Excel et des présentations PowerPoint.
Chaque utilisateur peut éditer un document, et visualiser les modifications apportées en temps réel par d’autres collaborateurs.
Elles intègrent également l’outil de prise de notes OneNote, qui est également décliné en application mobile pour créer et partager des notes depuis son smartphone.
Source: commentcamarche.net
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