Les clés pour réussir ses réunions… – Interview d’Olivier Nyssen, consultant et formateur au sein d’IFE by Abilways

La rédaction d’IFE Learning Lab – Olivier, vous êtes formateur pour IFE et spécialisé dans la tenue efficiente des réunions. Pouvez-vous nous dire ce qu’est pour vous une réunion réussie ?

Olivier Nyssen – Pour moi, une réunion réussie est d’abord une réunion pendant laquelle chaque participant a été actif et a été responsable de la qualité du résultat obtenu collectivement.

 

La rédaction d’IFE Learning Lab – Tout le monde rêve de participation active mais comment atteindre ce but ?

Olivier Nyssen – Pour que chaque participant s’investisse dans la réunion, il y a pour moi des éléments incontournables à respecter. Ils sont au nombre de 5, ce sont nos 5 règles d’or :

  • Chaque participant doit connaître précisément ce que l’on attend de lui à chaque point de la réunion
  • Le timing de chaque point de la réunion doit être respecté
  • Aucune communication extérieure ne doit être autorisée
  • L’ordre du jour doit stipuler le résultat attendu pour chaque point
  • Aucune réunion ne devrait dépasser 45 minutes.

 

La rédaction – Cela semble simple comme recette mais un peu utopique ?

Olivier –  Ce type de réunions se tient déjà dans pas mal d’entreprises qui ont compris que beaucoup de temps était perdu à cause de réunions mal calibrées, mal organisées, mal préparées ou mal menées. Aussi, nous constatons qu’une fois une “meeting policy” établie et des règles de fonctionnement établies, les résultats étaient facilement durables parce qu’ils avaient un impact positif direct sur chaque réunion et sur chaque participant. Le temps manque à tout le monde et cette nouvelle manière de gérer les réunions permet d’en gagner beaucoup au bénéfice d’une plus grande efficience. Cette “policy” s’accompagne évidemment de “best practices”. Parmi celles-ci on compte la désignation systématique d’un gardien du temps pour chaque point, le choix d’un animateur qui veillera à faire respecter les sujets et les personnes et enfin le choix d’un mode d’opérationnalisation des décisions prises afin que chacun ressorte de la réunion avec un bénéfice personnel et une responsabilité face à l’équipe.

 

La rédaction – Les entreprises vivent aujourd’hui de plus en plus des expériences de réunions à distance. Quelles sont les spécificités de telles réunions ?

Olivier – Ce type de réunions à distance permet évidemment d’éviter de nombreux déplacements inutiles mais il est aussi vecteur de risques nouveaux. Et le premier est le risque technique. Qui n’a pas connu des problèmes de connexion ? Qui n’a pas dû appeler l’informaticien pour des problèmes de son ou d’image ? Quand la technique fonctionne, il faut encore que les participants tiennent compte de plus grandes difficultés de communication dans ce type de réunions. Faire comprendre son point de vue et entendre celui de l’autre est plus difficile qu’en situation de présence physique. Il est donc fondamental que ces réunions soient très bien préparées, qu’elles soient courtes et que chaque participant ait une très grande capacité d’écoute.

 

Olivier est coach, consultant et formateur en entreprise. Il est spécialisé dans les domaines de la communication, du management, du tutorat et de la gestion de projets. Sa méthode permet à chacun de partager son vécu, il donne des outils, des clés d’entrée qui permettent à  chaque participant de mettre ses apprentissages en pratique.  Il anime les formations suivantes : Réussir ses réunions, Réunions 3.0Parcours « Personal assistant », Etre assistant-e de plusieurs managers