Tips & tricks pour une réunion à distance réussie

Les réunions à distance, indispensables avec le télétravail !

Lorsque les membres d’un service ne travaillent pas au même endroit, les moments dédiés aux réunions d’équipe sont indispensables pour recréer et renforcer un sentiment d’appartenance à une équipe.  Et pour que ces échanges soient une réussite, pas question d’improvisation ! En effet, il ne s’agit pas de rater cette réunion, au risque que la prochaine fois, celle-ci soit reportée aux calendes grecques.

Ne nous leurrons pas : pour une équipe de travailleurs à distance, se réunir peut devenir un véritable casse-tête.  Chacun doit accepter de consacrer un créneau dans sa journée de travail pour discuter de l’avancement des tâches qui lui incombent, s’articuler avec ses collègues ; bref perdre un peu de sa liberté d’action. Et, si les moyens technologiques ne sont pas accessibles à l’endroit du télétravail, il faudra  parfois se déplacer pour rejoindre un espace de discussion plus approprié et donc perdre du temps supplémentaire. Enfin, écouter parler un collègue que l’on connaît peu, échanger ses idées à distance peuvent parfois s’avérer compliqué.

Alors, comment faire ?  La clé de la réussite d’une réunion à distance réside dans l’anticipation de ce qui va se passer, dans la préparation de ce moment en vue de l’objectif visé.

Comment organiser une réunion à distance ?

La maîtrise des outils de communication à distance est une donnée non négligeable pour que la réunion à distance ne relève pas du parcours du combattant, voire d’une mission impossible. Utiliser un système de visio-conférence n’est pas aisé du premier coup.  Pour éviter que la dimension technique ne perturbe le bon déroulement de la réunion à distance, il convient de réaliser à l’attention des participants une fiche mémo avec le mode opératoire pour se connecter, les solutions face aux problèmes les plus fréquemment rencontrés, …

Identifier les personnes à inviter lors de la réunion à distance est aussi un gain de temps pour tous.  En effet, pourquoi inviter des personnes peu ou pas concernées par le sujet et qui en fin de compte n’ont rien à dire ?  Le compte-rendu des échanges et des décisions prises leur suffira. Rien de plus frustrant que de suivre un échange à distance, qui ne vous concerne pas, d’autant plus si une certaine quantité de travail vous attend…

Comment choisir une date ?

Avec la distance, la date choisie prend plus d’importance. Pour trouver une date qui convienne à tous, il existe de bons outils comme des agendas collaboratifs en ligne, où chacun est invité à préciser ses disponibilités.

Une réunion productive passe aussi par l’implication de chaque participant pendant la réunion à distance

Pas question d’oublier l’un des participants derrière son ordinateur. Pour chaque décision prise, l’ensemble des participants doit être consulté et avoir la possibilité de donner son avis. Il n’est pas non plus envisageable de permettre à un participant d’exécuter d’autres tâches pendant le moment dédié à la réunion.  Et s’il le fait, c’est peut-être parce qu’il n’est pas vraiment concerné par les échanges, ni par l’objet de la réunion. Ce genre d’incident, peut également être dû à la perte de concentration après un certain temps derrière son  écran.  Pour éviter de « perdre » les participants, il vaut mieux raccourcir le temps consacré à une réunion à distance.

La préparation des sujets à discuter

Une réunion à distance reste avant tout une réunion et nécessite un temps de préparation : outre la liste des participants, il faut  préparer un ordre du jour et le diffuser aux participants avant la date prévue afin de leur permettre de préparer les échanges et les décisions à prendre sur les différents sujets qui seront abordés.

Une bonne préparation exige également de se demander quelles sont les informations à mettre à disposition des participants pour leur permettre de préparer leurs interventions.  Il est vivement conseillé de partager via Internet des documents à consulter ou à modifier, sachant que pour ces derniers il faudra veiller à ce qu’ils soient modifiables par tous, afin de permettre une mise à jour en temps réel des points discutés, et traçables en identifiant quelle personne a modifié quel contenu.

La clôture de la réunion

Afin de garder une trace des échanges entre les participants, un compte rendu s’avère nécessaire.  Comment le faire pour gagner du temps ?  Durant la réunion, il serait intéressant qu’un participant prenne notes rapidement à l’intérieur de l’ordre du jour afin de gagner du temps pour la rédaction du compte rendu, qui une fois terminé, sera diffusé à l’ensemble des participants.

Que conclure sur les réunions à distance ?

Une réunion à distance doit faire l’objet d’une préparation et d’une organisation minutieuse si on veut qu’elle soit une réussite et que chaque participant apporte sa pierre à l’édifice.

Le maître-mot est efficience : le maximum d’informations dans des temps limités pour éviter de perdre le fil des discussions et de susciter l’ennui, voire le désintérêt chez les participants.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le management d’une équipe à distance, voici notre formation planifiée sur le sujet : Manager à distance, les 21 et 28 avril 2017 ; les 17 et 24 octobre 2017.

 

Anne Debaty dispose d’une expérience de plus de 15 années en gestion de projets et en management des talents au sein d’organisations variées, tant en Belgique qu’à l’étranger. Philologue de formation, elle s’est très vite spécialisée en formation pour adultes, en ingénierie de la formation à distance et en gestion d’équipe. Elle a mené différentes missions de conseils et animer des formations sur mesure pour différents secteurs d’activités :banques, industries, maisons de repos, enseignement supérieur, fonction publique et organisations parastatales.