Un projet c’est quoi ? Pour quoi faire ?

L’Afnor définit un projet comme « un ensemble d’activités qui sont prises en charge, dans un délai donné et dans les limites de ressources imparties, par des personnes qui y s’ont affectées, dans le but d’atteindre des objectifs définis »[1].

La gestion de projet est une méthode de travail structurée et partagée qui permet d’atteindre les résultats définis en mobilisant l’ensemble ou une partie des collaborateurs.  C’est surtout une opportunité à ne pas manquer pour se positionner sur un marché concurrentiel, améliorer les pratiques quotidiennes en lien direct avec la stratégie et le développement des activités d’une entreprise.

Et, comme vous le savez, maintenir et conserver son leadership sur un marché compétitif n’est pas chose aisée et requiert la mobilisation de personnes motivées et prêtes à relever ce défi de taille, en dépit des nombreuses difficultés qui vont jalonner la réalisation d’un projet : indisponibilité de compétences métiers ou techniques suite à des retards dans les livrables, changement ou imprécision des objectifs à atteindre, analyse des besoins incomplète voire bancale, manque de suivi et de réactivité face aux tâches à réaliser, manque de structure dans le projet, manque de synchronisation entre les différents acteurs,…

Comment s’y prendre pour gérer un projet ?  La méthode “ step by step” s’impose.

Pour gérer un projet, pas d’improvisation !  Au lieu de foncer tête baissée, il vaut mieux prendre le temps de réfléchir avant d’agir, de procéder étape par étape afin d’éviter d’oublier des tâches incontournables qui seront à un moment donné un frein pour faire avancer le projet.

Pour commencer, poser le cadre, définir un périmètre de manière claire et univoque : sur quoi va porter le projet et ce sur quoi il ne va pas porter.  Liés au périmètre, les objectifs visés, SMART bien sûr  et les résultats attendus sur le terrain.

Très vite, le planning des tâches à réaliser devient incontournable !  Chaque projet à réaliser nécessite un ordonnancement entre les tâches et souvent, la gestion du temps pose souci en cours de projet.  Pourquoi ?  Tout simplement, parce qu’il est difficile de tout prévoir et des événements impondérables vont inévitablement retarder l’avancée d’un projet.

Outre le planning, la gestion des ressources.  En ce qui concerne les ressources humaines, il faut veiller à leur disponibilité au moment souhaité, à leur fournir des tâches en adéquation avec leurs compétences et surtout à conserver leur motivation, gage de leur implication tout au long du projet.

Les ressources financières peuvent aussi faire défaut.  Des changements survenus au cours d’un projet peuvent impacter les budgets.  Qui ne rêve pas de pouvoir bénéficier d’une rallonge budgétaire afin de pouvoir gérer sereinement les imprévus ?  Il appartient au chef de projet de contrôler les dépenses et de s’assurer que ce qui a été défini au début du projet soit respecté, dans la mesure du possible.

Quand le projet touche à sa fin, le retour d’expériences permet de capitaliser les bonnes pratiques et de mettre en évidence les points de vigilance pour un futur projet.

Les avantages de la gestion de projet

Même si travailler au quotidien selon le mode projet peut générer un certain stress dans la gestion quotidienne des tâches prévisibles et des imprévus, la gestion de projet procure indéniablement aux collaborateurs et à leur entreprise un certain nombre d’avantages, comme par exemple :

  • Sortir de la routine et pouvoir relever des défis s’avèrent bénéfiques pour la performance de l’entreprise, mais aussi pour les collaborateurs qui ont alors l’opportunité d’enrichir leur portefeuille de compétences individuelles et de maintenir leur employabilité.
  • Par expérience, la gestion de projet s’avère un des moyens les plus performants pour l’apprentissage de nouvelles façons de travailler et permet d’assurer un retour sur investissement élevé au regard des coûts en ressources (humaines, financières, …) engagés pour la réalisation d’un projet. Elle permet surtout la professionnalisation et l’amélioration continue des pratiques quotidiennes par le partage des informations et la capitalisation des retours d’expériences.
  • Le fait de partager un cadre de référence commun autour d’une thématique spécifique et de relever des défis ensemble renforce la motivation de chaque collaborateur, son implication dans son travail, le sentiment d’appartenance à son entreprise et la cohésion dans et entre les équipes.

Toutefois, afin d’être en mesure de profiter pleinement des avantages qu’offre la gestion de projet et de mener à bien des projets stratégiques pour l’entreprise, il convient de maîtriser et de partager un certain nombre de concepts et de techniques développés dans la formation en gestion de projet.

En guise de conclusion

Dans un environnement économique changeant, exigeant et compétitif où la gestion rigoureuse des coûts et des délais s’impose aux entreprises de manière de plus en plus urgente et vitale, il convient de mobiliser les différentes parties prenantes d’une entreprise – direction, encadrement et collaborateurs – autour d’une méthodologie de travail commune et transversale, comme la gestion de projet, qui promeut l’amélioration continue et l’innovation dans les activités de l’entreprise.

A bon entendeur, …

[1]Source AFNOR, Z67-101

 

Anne Debaty dispose d’une expérience de plus de 15 années en gestion de projets et en management des talents au sein d’organisations variées, tant en Belgique qu’à l’étranger. Philologue de formation, elle s’est très vite spécialisée en formation pour adultes, en ingénierie de la formation à distance et en gestion d’équipe. Elle a mené différentes missions de conseils et animer des formations sur mesure pour différents secteurs d’activités : banques, industries, maisons de repos, enseignement supérieur, fonction publique et organisations parastatales.

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