5 clés pour écrire de manière efficace

C’est une scène connue. Vous commencez à écrire un courrier, un rapport, un compte rendu ou autre merveille de la littérature professionnelle. C’est simple, vu que vous écrivez depuis votre enfance : vous êtes toutes et tous experts en la matière !

Pourtant au bout de quelques lignes, les doutes surviennent. « Telle expression est-elle appropriée ? Dois-je ajouter cette information ? Est-ce assez détaillé ou est-ce trop succinct ? Le style n’est-il pas trop formel ? On me dit parfois que j’en écris trop mais j’ai toujours peur de manquer de précision… ».

Vous voilà en proie au stress de la rédaction efficace, le côté pile de la communication écrite.

Voici une autre scène connue : vous recevez un document, visiblement touffu, et vous vous demandez : « Que vais-je y trouver ? Pourquoi m’a-t-on envoyé ceci ? Pourrai-je facilement y trouver la réponse à la question importante pour moi ? … »  C’est le stress de la lecture utile, le côté face de la communication écrite.

Pour dire « Stop au stress », jetez un pont entre le côté de l’écriture et celui de la lecture ! Quand vous devez rédiger, parcourez ce pont régulièrement dans les deux sens. Pour ce faire, voici 5 clés, sous forme de questions. Nous vous recommandons d’y répondre, par écrit, avant de rédiger votre document :

  1. Le contexte : A quel sujet ?
  2. Les acteurs : A qui ? De la part de qui ?
  3. Mon intention : Quel message  faire passer ?
  4. Mon attente : Quelle réaction demander/espérer ?
  5. L’efficacité : Que mesurer, observer pour l’évaluer ?

Examinons ces 5 clés plus en détail.

  1. Le contexte : A quel sujet ?

Vos destinataires reçoivent de grandes quantités de documents. Du premier regard ils doivent situer le contexte à propos duquel vous écrivez. Le titre sera donc le plus possible explicite et, au besoin, l’introduction ou l’objet du document permettra de situer votre communication, sans hésitation.

Pour illustrer ceci par un exemple, imaginons que vous deviez écrire à propos de « l’impact du bruit des communications téléphoniques sur la tranquillité du personnel à la cafétéria ».

  1. Les acteurs : De la part de qui ? A qui ?

De la part de qui ? Et bien de « moi » évidemment ! Plus sérieusement, vos destinataires savent-ils qui vous êtes ? A quel titre écrivez-vous, à partir de quel rôle, de quelle fonction ? Soyez clairs !

Dans notre exemple précédent, êtes-vous assistant(e) de la Direction Générale, responsable du Comité d’Hygiène ou encore membre du Personnel de la Cafétéria ?

A qui ? Quelles sont les préoccupations de vos destinataires, ce qu’ils estiment important, ce qu’ils prennent pour vrai ou correct ? Demandez-vous ce qu’ils savent déjà et ce qu’ils attendent certainement de trouver dans un tel document. Et si vous ne parvenez pas à le savoir, essayez de l’imaginer le mieux possible, en vous mettant à leur place.

Dans le même exemple, peut-être écrivez-vous au Responsable de la Téléphonie (féru de technologie), aux membres d’un Comité décisionnel (très préoccupés par les coûts) ou encore à l’ensemble du personnel qui fréquente la cafétéria… Chacun de ces types de destinataires nécessite un contenu et un style adaptés à leurs besoins.

  1. Mon intention : Quel message faire passer ?

Cette question est centrale. Si vous avez choisi d’utiliser un support écrit, c’est pour une bonne raison. Bien sûr, votre intention est qu’ils reçoivent des informations, mais encore ? Notez en une phrase ce que, à la fin de la lecture, vous aimeriez que chaque destinataire ait retenu. En quoi est-ce important pour eux de recevoir ce message ?

Dans cas des téléphones, le message pourrait être « Réduisons le bruit des sonneries qui nuit gravement au bien-être à la cafétéria » ou encore « Il est possible de rester joignable sans perturber la tranquillité du lieu ».

  1. Mon attente : Quelle réaction demander/espérer ?

Peut-être voudriez-vous qu’ils confirment avoir reçu votre document. Ou qu’ils vous répondent, soit dans tous les cas, ou seulement dans certains cas. Ou encore qu’ils se conforment à ce qu’il est écrit. Souhaitez-vous qu’ils le transfèrent à d’autres ? Ou surtout pas ?  Formulez-le clairement !

Dans notre exemple, une réaction souhaitée pourrait être que le personnel éteigne son téléphone à la cafétéria, en règle générale. Et, si rester joignable est impératif, de privilégier le mode vibreur et de poursuivre la conversation dans une zone située à l’écart. Une autre réaction souhaitée pourrait être que vos destinataires vous fassent part de solutions potentielles pour améliorer la situation actuelle.

  1. L’efficacité : Que mesurer, observer pour l’évaluer ?

Quand une partie de vos destinataires a eu la réaction que vous espériez, il est parfois possible de l’observer, de le mesurer. Comment, concrètement ?

Pour notre cas, une mesure des décibels dans la cafétéria ou le comptage des plaintes reçues permettrait d’évaluer l’impact final de votre communication.

La réponse à chacune de ces 5 questions clé sera un guide efficace pour créer un pont entre les lecteurs et vous. Vous pourrez mieux choisir quelle information inclure, suivant quelle structure et en adoptant quel style de langage. Pour en savoir davantage, appelez-nous …

… mais pas depuis la cafétéria !

Léon-Philippe Parez, Fondateur de QIMS sprl, est formateur pour IFE Benelux / Abilways depuis 2016.  Après des débuts en aviation et en informatique, il a obtenu un master en sciences commerciales et s’est plongé dans la finance, la créativité et la communication. Formateur et coach passionné depuis maintenant plus de 20 ans, il jongle avec le développement des compétences liées à la communication, la lecture, la mémorisation, la créativité, la formation,… Il intervient pour nous autant auprès des institutions européennes, que pour des formations catalogue comme « Etre synthétique à l’écrit comme à l’oral ».