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Quand le métier d’assistant(e) évolue… : les questions flash à Caroline Dejasse, consultante et formatrice au sein d’IFE Benelux

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La rédaction d’IFE Learning Lab – Caroline, vous avez eu l’occasion d’animer plusieurs formations destinés aux assistant(e)s ces dernières années, quelles sont, selon vous, les évolutions fondamentales observées dans cette fonction au cours des dernières années ?

Caroline Dejasse – Je dirais que les deux principales évolutions sont l’usage des nouvelles technologies et la gestion efficace de personnalités multiples. En effet, là où il y a quelques années, un(e) assistant(e) était souvent le bras droit administratif d’un cadre en entreprise, aujourd’hui les choses ont terriblement changé. L’assistant(e) opère souvent pour plusieurs personnes différentes et de plus, son rôle administratif a évolué vers un rôle d’assistance de gestion. Gestion administrative bien sûr, mais pas seulement. L’assistant(e) est la personne de confiance qui gère l’agenda, prépare les contenus, prépare les réunions, réalise des supports de qualité, …

La rédaction d’IFE Learning Lab – Vous dites que l’assistant(e) opère pour plusieurs personnes différentes. Qu’est-ce que cela change au final ?

Caroline Dejasse – Je dirais que cela demande des qualités humaines et relationnelles vraiment nouvelles. Un(e) assistant(e) efficace devra connaître ses interlocuteurs, leur personnalité, leurs réactions par cœur et pouvoir adapter son comportement à chacun d’entre-eux.

5 mai 2015

Are Virtual Assistants Worth the Investment?

De dsto Management 2.0. Team Laisser un commentaire

The rise of virtual assistants

It is no secret technology is changing how businesses work and communicate. However, to what extent are we leveraging it to increase efficiency and benefit the bottom line?

Since the economic crisis, companies have taken a closer look at their finances and focused on minimizing costs. The combination of advanced technology and reduced budgets has triggered a rise in the number of virtual assistants (VA). Thousands of executives and managers have thus found value in employing VAs and entire businesses have developed to offer this professional service.

What is a VA?

A virtual assistant is an executive or personal assistant who manages all tasks and responsibilities remotely. One attends team meetings via webcam and remains in close communication through phone, email, or Skype.

5 mai 2015

4 ways to overcome performance problems associated with a lack of ability

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There are five main ways to overcome performance problems associated with a lack of ability. Consider using them in this sequence, which starts with the least intrusive: 1. Resupply, 2. Retrain, 3. Refit, 4. Reassign, 5. Release. Be sure to address each of these interventions in one-on-one performance interviews with employees.

1. Resupply: Focus on the resources provided to do the job. Do employees have what they need to perform well and meet expectations? Ask them about additional resources they think they need. Listen for points of frustration. Note where employees report that support is inadequate. Verify the claims with your own investigation. People will often blame external sources for their poor performance before admitting their own fault. This is a very effective first step in addressing performance. It signals to members of your team that you’re interested in their perspective and are willing to make the required changes.

24 avril 2015

Six Reasons Why Your Office is Blocking Employee Collaboration

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While it’s possible to innovate in isolation, the majority of people choose to work in enterprises whose very scale can be a barrier to peer-to-peer collaboration.

Innovation can only emerge after collaboration has taken place, so strategies to encourage collaboration should be implemented too overcome these challenges.

Many executives still believe that collaboration can be delivered via ‘ideas meetings’, by dedicating a specific physical location or by purchasing funky furniture. Wrong, wrong, wrong!

Gareth Pryce has analysed research from leading design consultancies, academic institutions and large organisations and distilled their conclusions into six actionable take-aways that can be applied to any enterprise.

20 avril 2015

Passer au management collaboratif: pièges et astuces

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Le management collaboratif n’est en rien la panacée ultime aux déboires organisationnels des entreprises. C’est une technique qui fonctionne dans un cadre précis et si des objectifs ont été définis en amont. Il s’agit d’optimiser la collaboration du personnel pour améliorer la performance de l’entreprise.

Management collaboratif : mode d’emploi

Donner la parole à l’ensemble des salariés ou les impliquer dans les décisions n’est pas un geste démocratique gratuit. Cela doit permettre d’augmenter leur motivation, leur bien vivre. Et les premières conséquences de ce nouveau mode de management sont la réduction du stress, des accidents et de l’absentéisme. Bilan : de meilleurs résultats pour l’entreprise.

15 avril 2015

How Leaders Cause Stress

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For the leaders of organization there are two levels at which workplace stress must be addressed. First at a corporate, strategic level, where a degree of stress is inevitable, given the pace and frequency of change that businesses of all kinds are experiencing today. Political, economic, environmental, social, and technological changes combine to make it essential that the organization is equipped to respond to or, better, to forecast and prepare for change. The need to manage change successfully adds to the complexities and pressures facing the leaders of the organization. Secondly, at the operational levels stress which affects the managers and operational staff can be caused by many factors, not least the behavior of the operational managers themselves.

10 avril 2015

Survive and thrive in the urban jungle by learning to trust the wisdom of your body

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You know what I mean by the urban jungle: the day-to-day reality of a busy life, a never ending ‘to-do’ list filling up with urgent and vital tasks, high expectations, performance goals, the desire to achieve the best you can in an environment that sets the bar high.

As you navigate your way through today’s urban jungle you are probably used to doing things fast. Finishing a job to your and your customers’ highest standards feels good. You feel delighted when your clients, colleagues and bosses are pleased with your performance.

You thirst for more and more information, and that constant checking of your I-pad and I-phone gives you a buzz.

We often expect a lot from ourselves and from our bodies. We forget that the rhythm of our modern society is much more frenetic now than some decades ago. And we forget that our bodies might not be designed, or at least haven’t had the time, to adapt to this faster pace and higher expectations.

9 avril 2015

Risques psychosociaux : il est grand temps…

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On l’a parfois qualifiée de « loi anti-burn-out », surnom qui ne reflète d’ailleurs qu’une partie de son propos. La nouvelle législation en matière de prévention des risques psychosociaux au travail est entrée en vigueur le 1er septembre dernier et la période transitoire pour sa mise en œuvre concrète au sein des entreprises devait se terminer le 1er mars 2015, date à laquelle toutes les organisations devaient avoir achevé l’adaptation de leur règlement de travail en y intégrant la description des nouvelles procédures internes d’intervention. Dans les faits, nombre d’entreprises n’ont pu respecter ce délai. Est-ce à dire que cette réforme a soulevé plus de difficultés pratiques que ce que le législateur avait anticipé ?

Petit retour sur cette réforme, sa philosophie et ses implications concrètes.

Pourquoi cette réforme ? Qu’apporte-t-elle de nouveau ?

Le principal apport de cette réforme est d’agrandir son champ d’action à des situations problématiques que la loi de 2002 ne permettait pas de gérer, parce qu’elles ne correspondaient pas aux notions de harcèlement moral ou sexuel ou de violence telles que définies dans ce premier texte. Déjà en 2007, un premier élargissement avait introduit la notion de « charge psychosociale ». Désormais, on parlera de prévention des « risques psychosociaux », notion plus générale qui permet d’intégrer des situations plus larges que celles prises en considération jusqu’ici.

8 avril 2015

L’absentéisme au travail : un problème insoluble ou une opportunité d’amélioration pour les entreprises ?

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Toutes les entreprises se retrouvent un jour ou l’autre confrontées à l’absence d’un de leurs collaborateurs suite à une absence d’une durée plus ou moins longue : une longue maladie, un accident, un congé parental, un épuisement professionnel,… La reprise du travail et la réintégration des collaborateurs absents depuis un certain temps sont souvent complexes à gérer pour les managers et les responsables des ressources humaines et constituent un exercice d’équilibre délicat.

Pourquoi est-ce important de gérer les absences de manière réactive et proactive ?

Le taux d’absentéisme pour maladie total dans le secteur privé belge a augmenté de manière significative ces dernières années. Il a atteint 6,26 % en 2013 et a coûté aux employeurs belges 10,6 milliards d’euros, dont 3 milliards destinés aux salaires mensuels garantis des travailleurs malades (coûts directs)[1].

6 avril 2015